Serveis
El nostre objectiu és oferir un servei integral als responsables del congrés que inclou:
- Servei de planificació i assessorament
- Presentació de candidatures per acollir un congrés
- Comunicació i difusió
- Pressupost i gestió financera
- Lloc de celebració, actes paral·lels i suport durant el congrés
- Gestió dels participants
- Conferenciants, comitè científic i organització
- Suport en la gestió de la secretaria científica
- Aplicació pròpia de gestió de congressos
- Costos de gestió
Servei de planificació i assessorament
- Identificació de necessitats i assessorament sobre l'organització i estructura de les activitats.
- Orientació sobre la tria de la seu i ús dels espais (adequació de les tarifes, qualitat dels serveis, etc.).
- Anàlisi de la viabilitat del projecte, elaboració de pressupost global del congrés.
- Creació d'un calendari i pla d'acció definint responsabilitats.
Presentació de candidatures per acollir un congrés
- Suport en l'elaboració del dossier per a la presentació de la candidatura.
- Cartes de suport institucionals.
- Enviament i seguiment de la candidatura.
Comunicació i difusió
- Coordinació i creació del web del congrés i actualització de continguts. Ús de l'aplicació pròpia de gestió de congressos amb format portal web.
- Imatge gràfica i documents corporatius del congrés.
- Suport en les accions de comunicació, promoció i difusió.
- Assessorament sobre l'ús de xarxes socials.
- Contractació i gestió del material imprès: cartelleria, retolació, senyalització i decoració.
- Gestió i edició d'Aplicacions, per a telèfons intel·ligents, específiques per a congressos.
- Compra del domini específic per a la pàgina web de l'esdeveniment.
- Coordinació amb Gabinet de Comunicació i Relacions Externes de la URV.
Pressupost i gestió financera
- Tramitació, en col·laboració amb la direcció científica i acadèmica, de subvencions, homologacions o qualsevol altre tràmit que afecti a l'esdeveniment.
- Formalització de convenis, acords i contractes de prestació de serveis.
- Gestió i formalització de patrocinis, donacions, expositors, etc.
- Assessorament sobre aspectes fiscals.
- Gestió en línia d'inscripcions i emissió de factures personalitzades i/o institucionals.
- Control de despeses: autorització de comandes i pagaments a proveïdors i conferenciants.
- Presentació de l'estat de comptes del congrés i liquidació del pressupost.
Lloc de celebració, actes paral·lels i suport durant el congrés
- Assessorament sobre espais, equipaments i necessitats pròpies del congrés.
- Cerca i reserva d'espais per a la realització de les jornades i/o congrés. Tant els espais propis de la Universitat, com equipaments municipals públics i privats.
- Planificació de visites amb els organitzadors, expositors i patrocinadors.
- Adequació d'espais segons necessitats (taulells, panells per a l'exposició de pòster, mobiliari divers, etc.).
- Sol·licitud de pressupostos, contractació i organització dels serveis relacionats amb la logística i operativa del congrés: equips tècnics, serveis audiovisuals, càtering i restauració, impremta, servei interpretació, traducció, merchandising, cartelleria, senyalització, retolació, etc.
- Proposta i contractació dels actes socials i culturals del congrés (sopar del congrés, aperitiu de benvinguda, visites guiades, exhibicions castelleres, programa per als acompanyants, etc.)
- Planificació i coordinació del personal necessari per a l'organització del congrés: suport administratiu, neteja, seguretat.
- Coordinació i organització del mostrador de registre i entrega de documentació durant el congrés. Servei de secretaria tècnica in-situ.
- Supervisió del desenvolupament correcte de l'esdeveniment i atenció especial a les necessitats del comitè científic i organitzador.
Gestió dels participants
- Atenció i comunicació personalitzada amb els assistents per a totes les qüestions relatives a la inscripció, allotjament, programa social, trasllats i informació general sobre el lloc on se celebra el congrés.
- Suport durant tot el procés d'inscripció en línia. Enviament automàtic de confirmacions.
- Cobrament de les quotes d'inscripció a través de transferència bancària o targeta de crèdit mitjançant una connexió segura, reclamació de pagaments pendents. Enviament de confirmació pels serveis contractats.
- Visats: enviament de cartes d'invitació en coordinació amb l'organització.
- Preparació i producció de la documentació del congrés per als assistents: acreditacions, tiquets, bosses, carpetes, certificats d'assistència, llistats...
- Muntatge del mostrador d'entrega de documentació i inscripcions en la mateixa seu del congrés.
- Atenció directa durant els dies del congrés.
Conferenciants, comitè científic i organització
- Enviament de cartes d'invitació i acords de col·laboració.
- Coordinació de la inscripció, planificació dels trasllats i reserva de viatges, allotjaments d'acord amb les indicacions de l'organització.
- Gestió individual i personalitzada dels plans de viatges.
- Liquidació de despeses de viatge i honoraris.
- Contacte i atenció personalitzada amb els conferenciants i invitats especials.
- Muntatge d'un taulell de benvinguda específic a la seu del congrés.
- Producció de material imprès del congrés específic per als conferenciants (acreditacions, indicacions, certificats, informació d'interès,...)
Suport en la gestió de la secretaria científica
- Enviament de butlletins informatius.
- Crida de comunicacions (Call for papers).
- Sistema en línia de recepció de les comunicacions i propostes científiques. Eina informatitzada per a l'avaluació i notificació als participants de la recepció i resultats de l'avaluació, tenint en compte les indicacions del comitè científic i organitzador (estructura i format del document, paraules claus, temes, terminis per a la presentació,...)
- Accés privat al portal web per als avaluadors. Distribució de les comunicacions als revisors segons els criteris que s'estableixin.
- Elaboració de llistats seguint diferents criteris per ajudar el comitè científic en l'elaboració del programa definitiu del congrés.
- Publicació del programa seguint les pautes del comitè científic.
- Elaboració, impressió i lliurament de certificats de comunicacions i de premis científics.
- Coordinació, conjuntament amb el servei de publicacions de la URV, en l’edició, disseny, publicació, impressió i lliurament del llibre de resums, pòsters, articles i actes en format paper i/o electrònic.
Aplicació pròpia de gestió de congressos |
|
Per donar un millor servei als responsables científics i acadèmics dels esdeveniments, la unitat de gestió de congressos de la URV ha desenvolupat una aplicació informàtica amb el format de portal web per oferir un servei integral a la gestió dels congressos i altres esdeveniments que s'organitzin.
|