Serveis

El nostre objectiu és oferir un servei integral als responsables del congrés que inclou:


Servei de planificació i assessorament

  • Identificació de necessitats i assessorament sobre l'organització i estructura de les activitats.
  • Orientació sobre la tria de la seu i ús dels espais (adequació de les tarifes, qualitat dels serveis, etc.).
  • Anàlisi de la viabilitat del projecte, elaboració de pressupost global del congrés.
  • Creació d'un calendari i pla d'acció definint responsabilitats.

Pujar

Presentació de candidatures per acollir un congrés

  • Suport en l'elaboració del dossier per a la presentació de la candidatura.
  • Cartes de suport institucionals.
  • Enviament i seguiment de la candidatura.

Pujar

Comunicació i difusió

  • Coordinació i creació del web del congrés i actualització de continguts. Ús de l'aplicació pròpia de gestió de congressos amb format portal web.
  • Imatge gràfica i documents corporatius del congrés.
  • Suport en les accions de comunicació, promoció i difusió.
  • Assessorament sobre l'ús de xarxes socials.
  • Contractació i gestió del material imprès: cartelleria, retolació, senyalització i decoració.
  • Gestió i edició d'Aplicacions, per a telèfons intel·ligents, específiques per a congressos.
  • Compra del domini específic per a la pàgina web de l'esdeveniment.
  • Coordinació amb Gabinet de Comunicació i Relacions Externes de la URV.

Pujar

Pressupost i gestió financera

  • Tramitació, en col·laboració amb la direcció científica i acadèmica, de subvencions, homologacions o qualsevol altre tràmit que afecti a l'esdeveniment.
  • Formalització de convenis, acords i contractes de prestació de serveis.
  • Gestió i formalització de patrocinis, donacions, expositors, etc.
  • Assessorament sobre aspectes fiscals.
  • Gestió en línia d'inscripcions i emissió de factures personalitzades i/o institucionals.
  • Control de despeses: autorització de comandes i pagaments a proveïdors i conferenciants.
  • Presentació de l'estat de comptes del congrés i liquidació del pressupost.

Pujar

Lloc de celebració, actes paral·lels i suport durant el congrés

  • Assessorament sobre espais, equipaments i necessitats pròpies del congrés.
  • Cerca i reserva d'espais per a la realització de les jornades i/o congrés. Tant els espais propis de la Universitat, com equipaments municipals públics i privats.
  • Planificació de visites amb els organitzadors,  expositors i patrocinadors.
  • Adequació d'espais segons necessitats (taulells, panells per a l'exposició de pòster, mobiliari divers, etc.).
  • Sol·licitud de pressupostos, contractació i organització dels serveis relacionats amb la logística i operativa del congrés: equips tècnics, serveis audiovisuals, càtering i restauració, impremta, servei interpretació, traducció, merchandising, cartelleria, senyalització, retolació, etc.
  • Proposta i contractació dels actes socials i culturals del congrés (sopar del congrés, aperitiu de benvinguda, visites guiades, exhibicions castelleres, programa per als acompanyants, etc.)
  • Planificació i coordinació del personal necessari per a l'organització del congrés: suport administratiu, neteja, seguretat.
  • Coordinació i organització del mostrador de registre i entrega de documentació durant el congrés. Servei de secretaria tècnica in-situ.
  • Supervisió del desenvolupament correcte de l'esdeveniment i atenció especial a les necessitats del comitè científic i organitzador.

Pujar

Gestió dels participants

  • Atenció i comunicació personalitzada amb els assistents per totes les qüestions relatives a la inscripció, allotjament, programa social, trasllats i informació general sobre el lloc on se celebra el congrés.
  • Suport durant tot el procés d'inscripció en línia. Enviament automàtic de confirmacions.
  • Cobrament de les quotes d'inscripció a través de transferència bancària o targeta de crèdit mitjançant una connexió segura, reclamació de pagaments pendents. Enviament de confirmació pels serveis contractats.
  • Visats: enviament de cartes d'invitació en coordinació amb l'organització.
  • Preparació i producció de la documentació del congrés pels assistents: acreditacions, tiquets, bosses, carpetes, certificats d'assistència, llistats...
  • Muntatge del mostrador d'entrega de documentació i inscripcions en la mateixa seu del congrés.
  • Atenció directa durant els dies del congrés.

Pujar

Conferenciants, comitè científic i organització

  • Enviament de cartes d'invitació i acords de col·laboració.
  • Coordinació de la inscripció, planificació dels trasllats i reserva de viatges, allotjaments d'acord amb les indicacions de l'organització
  • Gestió individual i personalitzada dels plans de viatges
  • Liquidació de despeses de viatge i honoraris
  • Contacte i atenció personalitzada amb els conferenciants i invitats especials.
  • Muntatge d'un taulell de benvinguda específic a la seu del congrés.
  • Producció material imprès del congrés específic pels conferenciants (acreditacions, indicacions, certificats, informació d'interès ..)

Pujar

Suport en la gestió de la secretaria científica

  • Enviament de butlletins informatius.
  • Crida de comunicacions (Call for papers).
  • Sistema en línia de recepció de les comunicacions i propostes científiques. Eina informatitzada per a l'avaluació i notificació als participants de la recepció i resultats de l'avaluació; tenint en compte les indicacions del comitè científic i organitzador (estructura i format del document, paraules claus, temes, terminis per a la presentació...)
  • Accés privat al portal web als avaluadors. Distribució de les comunicacions als revisors segons els criteris que s'estableixin.
  • Elaboració de llistats seguint diferents criteris per ajudar al comitè científic en l'elaboració del programa definitiu del congrés.
  • Publicació del programa seguint les pautes del comitè científic.
  • Elaboració, impressió i lliurament de certificats de comunicacions i premis científics.
  • Coordinació, conjuntament amb el servei de publicacions de la URV, en la edició, disseny, publicació, impressió i entrega del llibre de resums, pòsters, articles, actes en format paper i/o electrònic.

Pujar

Aplicació pròpia de gestió de congressos

Per donar un millor servei als responsables científics i acadèmics dels esdeveniments, la unitat de gestió de congressos de la URV ha desenvolupat una aplicació informàtica amb el format de portal web per oferir un servei integral a la gestió dels congressos i altres esdeveniments que s'organitzin.

  • Sistema de gestió dels continguts de cada congrés, que inclouen tot el cicle de vida de l'esdeveniment, amb informació clara, presentada de forma dinàmica i fàcilment actualitzable. Això inclou informació del programa, ponents, espais, allotjaments, notícies, etc.
  • Sistema de secretaria tècnica. Gestió dels aspectes bàsics de la secretaria tècnica del congrés; formulari en línia per a la gestió d'allotjament, atenció personalitzada.
  • Sistema de gestió d'inscripcions en línia. Les inscripcions es formalitzen mitjançant el portal web amb un sistema de registre en línia i sistema de pagament segur a través de TPV virtual o transferència bancària.
  • Sistema de secretaria científica. Sistema en línia de recepció i avaluació de les comunicacions i propostes científiques.